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Microsoft Teams Governance

Ein Wegweiser für Unternehmen

In den meisten Unternehmen ist Microsoft Teams zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden und die notwendige Übersichtlichkeit zu einer signifikanten Herausforderung. Das führt dazu, dass das Managen von Teams und die Einführung einer Teams-Governance immer wichtiger und essenziell geworden sind.

In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt hat sich die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, stark verändert. Mit der Einführung von Tools wie Microsoft Teams können Teams, unabhängig ihrer geografischen Lage, effizient kommunizieren und zusammenarbeiten. Neben vielen Vorteilen dieser Plattform, hat sich im Laufe der Zeit herauskristallisiert, dass sich bezüglich Governance und Übersicht Herausforderungen entwickelt haben. Eine Teams Governance ist ein entscheidender Aspekt eine strukturierte Umgebung in Microsoft Teams zu schaffen, um sowohl die Produktivität zu fördern als auch die Sicherheit und Compliance-Anforderungen der Organisation zu erfüllen.

Was ist Teams Governance?

Die Governance in Microsoft Teams bezieht sich auf die Verwaltung von Daten, Einstellungen und Zugriffsrechte innerhalb der Microsoft Teams-Plattform. Es umfasst Richtlinien, Prozesse und Technologien, die sicherstellen, dass Teams effektiv zusammenarbeiten und dabei die Unternehmensziele unterstützen. Eine gute Governance hilft dabei, die Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle zu finden, sodass Teams autonom agieren können und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance gewährleistet werden. Es verschafft ein klarer Überblick über die Zugriffsrichtlinien und -anforderungen, sowohl intern als auch bei Gästezugriffen. Es wird eine strukturierte Erstellung von Teams sichergestellt, bei der die Teammitglieder genügend Freiheiten haben und IT-Schattenbildung vermieden werden aber auch die Bildung unnötiger Teams verhindert werden. Automatisierte Archivierungsprozesse, Genehmigungsprozesse, sowie Rollenmodelle sorgen dafür, dass keine Überfragmentierung von Teams entsteht und Daten nach Compliance Richtlinien gespeichert, archiviert oder gelöscht werden. Eine Übersicht der wichtigsten Funktionen ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Vorgehen beim Erstellen einer Teams Governance

Um eine Teams-Governance zu erstellen, müssen im Vorfeld klare Richtlinien für die Autorisierungsstruktur der Bereiche definiert werden. Ausserdem muss ein Plan für die Verwaltung des Zugriffs und der Berechtigung externer Benutzer, sowie das Festlegen des Lebenszyklus eines Teams entwickelt werden. Folgende Schritte sind zu berücksichtigen:

1. Arbeitsweisen kennen: Verstehen, wie Teams innerhalb des Unternehmens genutzt wird und welche Anforderungen an die Governance gestellt werden.
2. Generelle Governance: Festlegen von Namenskonventionen und anderen allgemeinen Richtlinien, wie z.B. der Archivierungsprozess oder Gästezugriffsrechte.
3. Verantwortlichkeiten definieren: Klären, wer für die Genehmigung neuer Teams verantwortlich ist und wer die Verwaltung der Teams übernimmt.
4. Umsetzungsmöglichkeiten: Vorbereitung für die Einführung eines Teams-Governance-Tools oder Bereitstellung von Ressourcen für die Implementierung über Microsoft Bordmittel

Herausforderungen

Bei der Erstellung einer Teams Governance und der Umsetzung hat die Erfahrung gezeigt, dass es einige Stolpersteine geben kann, denen man bei frühzeitiger Beachtung entgegenwirken kann. Zum Beispiel ist darauf zu achten, dass innerhalb des Archivierungsprozesses jedes Teams und jeder private Channel eine eigene SharePoint Site besitzt, sodass jeder private Channel separat archiviert werden muss und es nicht ausreicht nur das Teams zu archivieren. Der Lifecycle ist auf Teams- und nicht auf Channel-Ebene. Bei der Archivierung von verschlüsselten Daten ist es wichtig zu berücksichtigen, dass bei Verwendung von Security Tags die Daten nach der Archivierung lesbar und nicht mehr verschlüsselt sind. Ausserdem ist darauf zu achten, wo das Tool installiert wird. Auf dem eigenen Tenant oder dem Lieferanten Tenant (SaaS), was teilweise erhöhte Rechte auf den Kunden Tenant erfordert und dies häufig nicht erwünscht ist. Das Einbeziehen von Gästen (Externen) setzt gut definierte Zugriffsrechte, sowie Rollenmodelle voraus, sodass Daten nicht in falsche Hände geraten.

Neben den technischen Herausforderungen gibt es auch organisatorische Herausforderungen. Der gesamte Prozess von der Bestellung bis zur Archivierung sollte bereits frühzeitig definiert sein, um die Einführung nicht unnötig zu verzögern.

Vermeidung von Stolpersteinen auf dem Weg zur Einführung

Durch bereits durchgeführte Projekte können «Lessons Learned» in weiteren Projekten angewendet werden, um bekannten Stolpersteinen frühzeitig entgegenzuwirken, was einen grossen Impact auf eine erfolgreiche Einführung einer Teams Governance hat. Folgende «Lessons Learned» wurden beispielsweise in vergangenen Projekten gemacht:

• User Acceptance & Benutzerschulungen: Um die Governance erfolgreich im Unternehmen zu platzieren sollten die Benutzer frühzeitig mit einbezogen werden. Zum einen sollten die Benutzer mit ausreichenden Informationen, schon während dem Entstehungsprozess, versorgt und zum anderen deren Anforderungen berücksichtig werden. Ein wichtiger Bestandteil der User Acceptance ist eine gute Benutzerschulung, die nicht unterschätzt werden darf. Die Benutzer müssen an die neuen Prozesse herangeführt werden, sodass die Anwendung einfach und ohne grossen Aufwand erfolgen kann.
• Zugriff von Gästen inkl. Archivierungsprozess: Das Integrieren von Gästen auf dem eigenen Tenant sollte ebenfalls nicht unterschätzt werden. Es erfordert genaue Definitionen und Regeln, sowie Berechtigungsmodelle bzw. Zugriffsberechtigungen und ein klares Verständnis der Datenhaltung und dem Archivierungsprozess.
• Umsetzungsmöglichkeiten: Die Umsetzungsmöglichkeiten sollten zu Beginn genau eruiert werden, sodass die passende Lösung für das Unternehmen eingesetzt werden kann. Die interne Ressourcensituation und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung sind zu Beginn eindeutig festzulegen. Entscheidungen über den möglichen Einsatz von einem Tool, die Anforderungen an die Governance und gegebenenfalls Unterstützung von externer Expertise sollten frühzeitig getroffen werden.

Umsetzung mit Microsoft oder einem weiteren Tool?

Bei der Umsetzung einer Teams-Governance gibt es zwei Möglichkeiten: entweder die Verwendung von Microsoft Bordmittel oder der Einsatz eines weiteren Tools. Die Wahl nach der passenden Umsetzungsmöglichkeit unterscheidet sich je nach Anwendungsfall und Anforderungen des Unternehmens.

Viele Funktionen können mit Microsoft Power Plattform umgesetzt werden. Dabei muss man genau wissen, was man wie umsetzen möchte und entwickelt die Workflows selbst. Dies erfordert gewisses Know-how und Entwicklungsaufwand in der Umsetzung. Es werden Ressourcen mit den relevanten Fähigkeiten benötigt, um die gewünschten Richtlinien umzusetzen. Der Vorteil ist, dass man kein weiteres Tool integrieren muss und man keine weitere Schnittstelle hat.

Mit Hilfe eines Tools werden die Funktionen und Fähigkeiten aus Teams gebündelt dargestellt. Man hat alles in einer Oberfläche und kann leichter die gewünschten Funktionen auf das Unternehmen adaptieren und einführen. Es werden Funktionen und Möglichkeiten zur Verfügung gestellt, die eine erfolgreiche Teams Governance ausmachen.

Es gibt unterschiedliche Tools für die Erstellung einer Teams Governance. Sie unterscheiden sich hauptsächlich in der Art der Administration, angebotenen Features und Funktionalitäten. Anhand von Erfahrungswerten unterschiedlicher Projekte sind die Anforderungen und Möglichkeiten an ein Teams Governance-Tool bekannt und in einer Bewertungsmatrix zusammengefasst. Je nach Unternehmens-Anforderungen kann damit das passende Tool evaluiert werden oder als Grundlage für eine Ausschreibung dienen. Ein vereinfachter Ausschnitt dieser Matrix ist in der folgenden Abbildung zu sehen:  

Fazit

Eine effektive Teams-Governance ist entscheidend für den sicheren und effizienten Einsatz von Microsoft Teams in Unternehmen. Durch die Implementierung von klaren Regeln, Prozessen und Kontrollmechanismen können die Vorteile von Teams voll ausgeschöpft werden, ohne dabei die Sicherheit und Compliance zu vernachlässigen. Die Verwendung von spezialisierten Tools kann diesen Prozess erleichtern und automatisieren, jedoch ist es wichtig, dass die Unternehmen die grundlegenden Prinzipien der Governance verstehen und umsetzen. Die Erfahrung zeigt, dass ab einer bestimmten Anzahl von Teams und bei der Einbindung von Gästezugriffen der Einsatz einer Governance-Lösung unerlässlich ist.

Unsere Berater unterstützen Sie gerne bei Ihrem Digital Workplace Vorhaben, damit Sie die Einführung und Funktionen einer Teams Governance von Anfang an richtig angehen. Besonders beim Thema Tool-Evaluation und Einführung können wir Ihnen tatkräftig zur Seite stehen.